什么是电子邮件
电子邮件会影响我们的个人品牌。据说，一个职场人平均每天收到121封邮件，一年的邮件加起来简直就像雪崩一样，难怪我们对邮件方面的影响已经有些麻木。通常情况下，我们会花上几个小时来美化自己的LinkedIn个人资料、修改简历，然而却因为赶时间而匆忙地把一封不知所云的邮件发了出去。“从我的个人设备发送，请忽略错别字”等说明不能成为“免死金牌”，也不能被当作草率写邮件的借口。
有没有想过，你正在通过邮件传达什么样的个人品牌？是时候认真考虑一下了。你发送的每封电子邮件都会影响你的职场声誉。
发送电子邮件时，千万不要犯以下常见错误：
邮件太长，难以消化
你的邮件是不是像《罪与罚》（Crime and Punishment，俄国作家陀思妥耶夫斯基创作的长篇小说——译者注）那样，长得要分为12个部分呢？你是不是会把对方想知道的背景全都写进去呢？虽然背景对于理解内容至关重要，但是要记住，对方需要知道的，只是所有信息的一小部分而已。成年人的注意力只有8秒，所以每一刻都很重要：直接切入重点就好了。
邮件抄送很多人
你是不是已经习惯把邮件抄送给许多人？如果是这样，你就要问问自己，究竟谁才真正需要接收到这封邮件？在许多企业中，形成了一种利用“过度抄送”以保护自己的政治文化。记住，你发送的每封邮件都会增加其他抄送人的邮件负担，特别是当其中一个收件人决定“全部回复”时。
邮件内容不完整
虽然要长话短说，但是也不能简要得过于突兀。千万不要在邮件中只写个一词半句，进行思维跳跃，而不考虑对方是否能够跟得上。之前，你是否收到了大量的回复邮件要求澄清问题？如果是这样，就说明你的电子邮件需要更具条理性，以及需要加入更多背景。
邮件重点不明确
千万不要让对方像符号学家一样，必须去挖掘你的电子邮件才能找到重要内容。要确保对方知道问题是什么，以及为什么要他回复。尽管我们的工作离不开电子邮件，但是回复邮件并不是什么高深的事务。如果想让读者消化你的信息，甚至采取行动，就要将信息写得简单明了。
对于如何撰写电子邮件，我们可以从马克·吐温（Mark Twain）的写作风格中得到启发：他开创了一种独特、让人印象深刻的写作风格，另外他还会对文字进行反复编辑，以做到通俗易懂。正如他所说：“任何人都有想法，但是难就难在如何使用精炼的语言而非长篇大论表达出来。”所以，不妨花些时间来优化、打磨邮件，相信你很快就会发现效果已经大幅改善。另外，邮件一定要追求质量而非数量，并不是每封邮件都值得你花费同样的精力。
不过，千万别效仿马克·吐温的另一个写作风格，那就是坏脾气。其实，人们对电子邮件本身怀有固有偏见。因为人们往往习惯依赖语调、面部表情和身体语言等社交线索，来解读对方的表达；社会神经科学领域已经证明，如果缺乏这些，信息接收者就很容易得出最坏的结论。所以写电子邮件时，你千万要留意各种细节，否则会很容易招致对方的误解，而你就得去收拾残局了。
从写下一封电子邮件开始，请遵循以下规则：
在主题一栏明确注明邮件目的。如果在主题前面加上标题（例如【行动】、【通知】）就更好了，这样做能够帮助对方弄明白回复的重点是什么。
在电子邮件开头就明确提出要求，以防对方没有看到预览以外的内容。这样一来，就在无形中提高了对方理解邮件重点的机会。
如果要把任务分配给某人或者向某人提出问题，可以在邮件正文中将此人名字加粗，这样就大幅提升了获得所需注意力的机会。
花些时间，把邮件尽可能写得有礼貌一些，这将帮助对方真正了解你想说的话。
下次打开电子邮件帐户时，不妨认真看看你的“已发送”文件夹。关于你的个人品牌的一切信息都在里面。如果你对自己的品牌不满意，那么就从现在开始，重新通过电子邮件来打造你的职场声誉，这真的非常重要。
沙尼·哈蒙（Shani Harmon）|文沙尼·哈蒙（Shani Harmon）是Stop Meeting Like This的首席交付官、联合创始人，该组织致力于组织内部工作的改革。她为财富500强企业领导者提供咨询服务，帮助组织变得更高效、更创新、更有活力。Sqrita 欧明谓 |译《哈佛商业评论·商业写作》编校|马雪梅xuemeima@hbrchina.org
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